7 טעויות ריבוי משימות שגורמות לך לאבד שעתיים ביום בלי לשים לב

אתה יושב לעבוד עם רשימה ארוכה ורצון אמיתי לסגור הכל.
אחרי שעתיים אתה עייף, רוב המשימות עדיין פתוחות. חלק מהן התחלת,
חלק עברת עליהן, אף אחת לא גמרת. הרגשת שעבדת קשה אבל
לא ברור מה בדיוק הסתיים.

זו לא בעיה של חוסר יכולת ולא בעיה של זמן.
זו בעיה של שיטה שנקראת ריבוי משימות שנראית חכמה מאוד.
מחקרים מאוניברסיטת סטנפורד מצאו שריבוי משימות מוריד תפוקה ב-40 אחוז.
לא 10 אחוז ולא 20 אחוז, ארבעים אחוז שלמים נעלמים.

המאמר הזה לא בא לתת תיאוריה על מוח ועבודה.
הוא מציג 7 טעויות ספציפיות שרוב האנשים עושים כל יום.
טעויות שאפשר לזהות בקלות ולשנות כל אחת בנפרד בלי מאמץ.
אחרי שמכירים אותן, קשה שלא להפסיק לעשות אותן מייד.

ריבוי משימות לא מחסך זמן, הוא גונב אותו.
המוח שלך לא נבנה לעשות שני דברים בבת אחת.

למה המוח לא יכול לעשות שני דברים בבת אחת

מה שקוראים ריבוי משימות הוא לא ריבוי משימות אמיתי.
המוח לא עושה שני דברים בו זמנית, הוא עובר בין משימה
אחת לשנייה במהירות גדולה מאוד. כל מעבר כזה עולה לו זמן
ואנרגיה שלא חוזרים.

חוקרים קוראים לזה עלות מעבר ומצאו שכל מעבר בין משימות לוקח
בין שתיים לחמישה עשרה שניות בממוצע. כשעושים את זה מאה פעמים
ביום, מצטבר לשעה ויותר שנבלעת לחלוטין בלי לייצר שום דבר מועיל.

יש גם מה שנקרא עלות שיורית שנשארת אחרי כל מעבר.
חלק מהמוח ממשיך לחשוב על המשימה הקודמת גם כשכבר עברת.
זה אומר שלא מגיעים ל-100 אחוז על מה שלפנינו.
עובדים עם חצי ראש, והחצי השני לא כאן בכלל.

הסחות דעת שמגיעות מבחוץ הן בעיה שאחרים גורמים לך.
ריבוי משימות היא בעיה שיוצרים לעצמך בכל פעם מחדש.
שתיהן גונבות ריכוז, אבל הבחירה השנייה נמצאת כולה בידיים שלך ואפשר
לשנות אותה כבר מחר בבוקר.

הטעות הראשונה והשנייה שכולם עושים

1. לכתוב הודעה תוך כדי שיחה עם מישהו: זה נראה קטן
וחסר חשיבות, כמה שניות לענות לדבר אחר. אבל שיחה וכתיבת הודעה
דורשות בדיוק את אותו כוח מחשבה. המוח לא יכול להחזיק שני
שיחות שפתיות בו זמנית.

בסוף תמיד אחת מהן תסבול. בדרך כלל שתיהן. מי שמדבר איתך
מרגיש שאתה לא נוכח ממש. ההודעה שכתבת היא חצי תשובה שנשלחה
בלי לחשוב. שתי הפעולות יוצאות ממוצעות ולא שלמות כלל.

2. לנהל מיילים תוך כדי ישיבת עבודה: ישיבה שבה חצי מהאנשים
בטלפון לא יעילה לשום אחד בה. מפספסים 30 אחוז ממה שנאמר
לפחות לפי מחקרים. ומקבלים החלטות על בסיס מידע חלקי שלא שמעו בשלמות.

עבודה עמוקה וריכוז שמחזיק שעות ארוכות מתחיל בהחלטה אחת פשוטה שנשמעת
ברורה אבל קשה לביצוע: משימה אחת עד שגומרים אותה לגמרי ורק
אז הבאה. כלים מעשיים לבנות את זה יש שם בשלבים.

הטעות השלישית והרביעית שמבזבזות הכי הרבה

3. להשאיר יותר מעשר כרטיסיות פתוחות במחשב: כל כרטיסייה פתוחה היא
קריאה שקטה לתשומת הלב שלך כל הזמן. תבדוק אותי,
יש פה משהו, אולי הגיע עדכון חדש. המוח רואה את כולן
גם כשלא מסתכל על כולן.

מחקר מאוניברסיטת קורנל מצא שאנשים עם יותר מ-10 כרטיסיות עושים 25
אחוז יותר טעויות מאנשים עם שלוש כרטיסיות. הפתרון הוא פשוט אחד:
לסגור כל כרטיסייה שלא קשורה למשימה שעושים עכשיו, ורק לפתוח אותה כשצריך אותה.

4. לבדוק מייל כל עשר דקות בזמן עבודה: כל בדיקת מייל
היא מעבר מלא שהמוח עושה מהמשימה הנוכחית. הוא עוזב את מה
שעשה, עובר לנושא חדש לגמרי, ואז צריך לחמם מחדש את כל הריכוז שבנה.

קבע שני זמנים קבועים לבדיקת מיילים, בוקר וצהריים. בין הזמנים האלה,
תיבת המייל סגורה לגמרי ולא נגישה. זה לא גס ולא לא
מקצועי, זה ניהול זמן חכם. אנשים שיש להם דחיפות אמיתית תמיד יכולים להתקשר.

מי שרוצה לבנות שגרת עבודה שמחסלת את כל הטעויות האלה ימצא
את המסגרת במדריך למשמעת עצמית, שנותן שיטה יומית מדויקת שמחזיקה גם
בימים הקשים כשיש לחץ ונראה שהכל דחוף ואי אפשר להחליט.

הטעות החמישית שמייגעת בלי לדעת

5. לעבור בין פרויקטים שונים כל שעה: אם ביום יש שלושה
פרויקטים שמחליפים ביניהם בצורה קבועה, אז לא מקדמים שלושה פרויקטים,
מאטים שלושה פרויקטים. כל אחד מהם מקבל 40 אחוז ממה שיכול לקבל.

כשעובדים על פרויקט אחד שעה שלמה ורצופה, מגיעים למצב שנקרא זרימה
שבו הדברים הולכים קל ובמהירות. כשחותכים את זה אחרי עשרים דקות,
לא מגיעים לשם. נשארים כל הזמן בשלב החימום בלי שמגיעים לתפוקה.

אנשים שיודעים לתזמן את הפרויקטים שלהם לבלוקים ארוכים מסיימים עבודה יומית
כמה שעות לפני כולם בצוות. לא כי הם מהירים יותר,
אלא כי הם לא מבזבזים שעתיים ביום על מעברים ריקים בין משימות.

הטעות השישית שגורמת לפרויקטים לא להיגמר

6. לא לסגור משימה לפני שמתחילים את הבאה: זה אחד ממנהגי
העבודה שהכי קשים לשנות כי מרגיש שאתה מתקדם בכמה דברים ביחד
בצורה יעילה מאוד. בפועל אין שום דבר אחד שגמור ומוכן ממש.

רשימת המשימות הפתוחות גדלה כל יום שעובר. כל פריט ברשימה תופס
מקום בראש גם כשלא עובדים עליו. חוקרים קוראים לזה אפקט זייגרניק
ומצאו שמשימות שלא נגמרו תופסות פי שניים יותר מקום בזיכרון ממשימות שנסגרו.

הפתרון הוא כלל פשוט אחד לכל יום עבודה. לפני שמתחילים משימה
חדשה, לסגור את הישנה לגמרי. אם לא מסיימים אותה,
לרשום בדיוק איפה עצרו ומה הצעד הבא שיצטרכו לעשות בהמשך.

ניהול זמן נכון שמחזיק לאורך יום שלם מתחיל בסגירת דברים ולא
בהתחלת דברים חדשים כל פעם. כל משימה שנגמרת נותנת לראש מנוחה
קצרה ואמיתית. ריבוי פריטים פתוחים מריץ את המוח ברקע ללא הפסקה.

הטעות השביעית שכמעט אף אחד לא מזהה

7. לתכנן תוך כדי שאתה אמור לעשות: כשפותחים מסמך ומתחילים לחשוב
מה לכתוב תוך כדי כתיבה, זה ריבוי משימות שכמעט אף אחד
לא זיהה כמוהו. תכנון ועשייה הם שתי פעולות שדורשות מסלולים שונים לגמרי.

כשיושבים לכתוב ומתחילים "לחשוב על מה לכתוב", המוח מנסה לעשות שני
תפקידים בו זמנית. יצירה בחלק אחד ופיקוח ותכנון בחלק אחר.
שניהם מייגעים ושניהם קטנים מהפוטנציאל שלהם.

הפתרון הוא להפריד בין שלב התכנון לשלב הביצוע. לפני שיושבים לעשות,
לרשום בנפרד מה בדיוק עושים. כשהתכנון מוכן לפני שמתחילים,
הביצוע מהיר פי שניים כי המוח לא צריך להחליט,
רק לבצע מה שנקבע.

מה עובד במקום ריבוי משימות

הפתרון אינו מסובך ולא דורש כוח רצון חריג. משימה אחת,
עד שנגמרת. ואז הבאה שאחריה. זה נשמע פשוט עד שמנסים ואז
רואים כמה המוח רוצה לקפוץ לדבר אחר כל הזמן.

הכלי שעוזר הכי הרבה נקרא חסימת זמן. קובעים מראש בבוקר שמ-9:00
עד 10:30 יש רק משימה אחת. לא מיילים, לא הודעות,
לא כרטיסיות אחרות לצדה. רק מה שקבעת לאותו בלוק ואפשר להתחיל.

בהתחלה זה מרגיש לא נוח ולא טבעי בכלל. אחרי שבוע זה
מרגיש נכון ואפשר להרחיב אותו. אחרי חודש זה הדרך הברורה היחידה
שנראית נכונה. התוצאות מראות את עצמן: פחות עייפות ויותר דברים גמורים.

הרגלים קטנים שחוזרים כל יום ומחזיקים לאורך זמן הם מה שמחזיק
את עקרון המשימה האחת גם בלחץ. בלי הרגל מוצק,
חוזרים לריבוי משימות תוך יומיים כי הראש לא יודע אחרת ורוצה לחזור לרגיל.

בקהילה הסגורה שלנו להתפתחות אישית מלווים אנשים שמנסים לשנות את הרגלי
העבודה שלהם לא לבד. יחד ולא מול יום שמלא בפיתויים ובהפרעות
מכל כיוון, עם מי שרואה מה עובד בפועל ומה לא.

סיכום המאמר

ריבוי משימות הוא אחת הטעויות הכי נפוצות בעבודה יומיומית.
הוא מרגיש כמו פרודוקטיביות אבל גונב שעתיים מכל יום.
שבע הטעויות שנתנו כאן הן נקודות שינוי ספציפיות ומדויקות.
כל אחת מהן אפשר לתקן לבד ובנפרד.

השלב הראשון להלילה הוא לבחור משימה אחת שלמחר. לקבוע לה שעה
קבועה ולסגור הכל מסביב בזמן זה. כרטיסיות, מייל, טלפון,
הכל בחוץ למשך שעה אחת בלבד. ולראות כמה מסיימים בשעה הזאת לבד.

תוך שבוע תרגיש את ההבדל בסוף יום העבודה. תוך 21 יום
זה יהיה דרך עבודה חדשה שמחזיקה. תוך 60 יום אנשים שעובדים
איתך ישאלו מה השתנה ואיך מגיעים לסגור הכל כל כך מהר ובשלמות.